Você começou. Suas tarefas foram classificadas. Próximo passo? Fazer aquilo que se programou para fazer. Você vai realizando as tarefas e vida que segue. Entretanto, não pense que está tudo resolvido. A vida – felizmente – não é tão certinha assim. Conforme o tempo passa, as prioridades das tarefas vão mudar, você vai perceber que se equivocou na avaliação da importância de algumas tarefas, outras tarefas vão surgir de repente… entenderam? Você deverá reavaliar periodicamente sua classificação de tarefas.
A palavra “periodicamente” resume um ponto importante do método. Há diferentes momentos de reavaliação:
Diariamente
Programe seu dia! Na véspera, à noite, ou de manhã logo cedo, veja se o que você tem previsto para o dia ainda é mesmo o que deve ser feito. Também deve ser avaliado se o que você pretende fazer cabe no seu dia. A pior coisa para quem quer se organizar é ver seu dia recheado de pendências que você sabe de início que não conseguirá cumprir. Decidido que o dia está bem programado, encerre o planejamento e parta para ação. Um problema do método é seu lado lúdico. Você pode cair na armadilha de ficar brincando de mexer nas tarefas e no seu planejamento. Vale lembrar: o método não é um fim, é o meio para você realizar seus objetivos.
Semanalmente
Transcorrida a semana, você ajustou suas tarefas para irem acontecendo. Em princípio, são as tarefas que você classificou como “vou fazer”. A semana terminou. É hora de dar uma olhada se suas prioridades estão bem definidas. Você notará, por exemplo, que uma tarefa do tipo “vou fazer”, não foi feita. Foi sistematicamente adiada de um dia para outro. Talvez seja a hora de rever o que você classificou como “vou fazer” e “quando tiver tempo”. Há grande chance de tarefas merecerem ser trocadas de grupos. Esse é o objetivo da revisão semanal, identificar se as prioridades para o curto prazo foram bem estabelecidas. Também é o momento para identificar novas tarefas que merecem registro na sua rotina de gestão.
Anualmente
Pelo menos uma vez no ano as tarefas do tipo “talvez um dia” devem ser revistas. É a hora de verificar se aquele projeto “participar de excursão ao Ártico” vai vingar. Algumas tarefas vão manter seu status de “talvez” e devem ser passadas para o ano seguinte. Bom é quando identificamos alguma tarefa “talvez” que amadureceu e vai entrar nos seus planos de realizar. Estas devem subir de nível, indo para a classificação “vou fazer” ou “se der tempo”. O prazo de um ano é negociável. Se você tem um cenário de atividades muito dinâmico, a reavaliação semestral pode ser mais adequada.
Bem, chega de leitura. Que tal voltar a cuidar de suas pendências?