Bem, fizemos a lista das tarefas. Elas podem ser muito distintas. Podemos, por exemplo, encontrar “ligar para mamãe para dar um alô” ou “escrever um romance policial”. Dá para ver que precisamos diferenciar nossas pendências ou atividades pretendidas. O caminho é grupar as tarefas com características semelhantes. Importância e prazo são os critérios fundamentais para classificar tarefas. Sugerimos quatro grupos principais:
- fazer agora
- vou fazer
- quando tiver tempo
- talvez um dia
Fazer agora
Algumas tarefas que identificamos em nosso levantamento inicial podem ser eliminadas. Quando revemos a lista geral, vamos perceber que algumas tarefas são impossíveis de realizar ou é improvável que venhamos a nos dedicar a elas. Aquela viagem de foguete num voo suborbital é realmente ambiciosa demais. Abandonemos essas tarefas. Isso diminui nosso trabalho futuro de cuidar de tarefas pendentes.
Outras tarefas a que podemos dar tratamento sumário são aquelas que a gente pode realizar de imediato. A regra de bolso é “se leva menos de três minutos para fazer, não deixe para depois, faça logo!”. Não vale a pena adiar uma pendência se o custo de a controlar for maior que o tempo que levamos para fazê-la de imediato. Não registre. Faça e esqueça. Tão simples quanto.
Existem tarefas que podemos passar para outros fazerem. Podemos delegar. Se é fácil de definir e você tem a quem delegar, vá em frente. Tarefas delegáveis são um caso particular de tarefas “fazer agora”, mas escondem uma armadilha. Ao passarmos a responsabilidade a outra pessoa, ela some da nossa lista. Se tivermos interesse na conclusão da tarefa, teremos que criar uma tarefa do tipo “verificar ou cobrar se a tarefa xyz foi cumprida”. Às vezes é difícil identificar o que dá mais trabalho: delegar ou fazer você mesmo? Mas quem disse que viver é fácil?
Vou fazer
As tarefas do tipo “vou fazer” são aquelas que programamos, estabelecendo uma data para concluí-la, com compromisso de realizá-las. São tarefas que decidimos fazer e quando fazer. Motivo: identificamos que são importantes e temos um prazo definido para cumprir, estabelecido por nós mesmos ou por outros. As tarefas urgentes e importantes entram direto nessa classificação. A grande arte é avaliar as tarefas importantes, mas não urgentes ou aquelas que são urgentes, mas não tão importantes. Você terá que estabelecer prioridades para definir que tarefas serão programadas e quais vão para a próxima classificação: “quando tiver tempo”.
Quando tiver tempo
São atividades que achamos que temos que fazer, mas não sabemos quando faremos. São importantes? Têm prazo para serem cumpridas? Se podemos adiá-las sem doer, elas são substituídas por tarefas que identificamos ter mais importância ou prazo mais apertado a ser atendido. No entanto, essas tarefas têm seu valor. Talvez o prazo que possuam esteja distante e mal definido. Comumente, são tarefas cuja importância é difícil de estabelecer. Por exemplo: Copiar seus arquivos para fazer backup no HD externo pode ser importantíssimo para alguém. Para essa pessoa, a atividade tem prioridade, tem periodicidade bem estabelecida para acontecer e é do tipo “vou fazer”. Para alguém mais relaxado em relação ao risco de perder seus arquivos, a atividade fica relegada à classificação “quando tiver tempo”.
O macete adotado no método é você alimentar as tarefas do tipo “quando tiver tempo” com a data do próximo domingo ou segunda-feira. O método sugere que um desses dias seja usado para avaliar sua programação de tarefas. É o momento de rever as tarefas do tipo “vou fazer” e “quando tiver tempo”. Essa abordagem dá visibilidade às tarefas “quando tiver tempo” e cria a necessidade de reavaliá-las, afinal, o próximo domingo e segunda-feira vão chegar um dia. Nosso modelo é flexível. Se você não gosta de alterar prioridades de tarefas, pode colocar as tarefas “quando tiver tempo” com prazo para o próximo mês, quando você vai reavaliá-las.
Talvez um dia
Você eliminou algumas tarefas menos prováveis com o critério inicial de filtragem na classificação, decidindo por tirá-las de circulação. Entretanto, algumas tarefas ou mesmo ideias estapafúrdias merecem ser guardadas. Grandes desafios, com prazos muito distantes, são interessantes de serem preservados. Podem evoluir em importância e viabilidade, tornando-se tarefas a serem programadas. A classificação “talvez um dia” vai guardar nossas grandes ideias – ainda que com muitas indefinições – para futura avaliação.
Sugerimos que as tarefas classificadas como “talvez um dia” sejam registradas com o prazo de 31 de dezembro ou no primeiro dia de janeiro, ou outra a data que você utilize para fazer uma avaliação do ano que passou e programar o próximo. Mais uma vez, o fato das tarefas estarem na lista com um prazo reforça o momento da reavaliação.
Projetos
Em função de sua complexidade, há outro grupo em que podemos classificar as tarefas. São os projetos. Por exemplo: Construir uma casa na praia não é uma tarefa. Trata-se de um conjunto intrincado de atividades que vão concorrer para realização do objetivo do projeto. Dependendo do porte, o projeto merece tratamento particular, com planejamento e gestão específico. Se for de pouca complexidade, o macete para iniciar o projeto é estabelecer tarefas iniciais tais como “detalhar objetivo do projeto” ou “estabelecer o plano geral do projeto”, cujo produto trará maior visibilidade ao tamanho do assunto que está sendo tratado.
Próxima fase: Praticar